A Manager nemcsak nyilvántart. Beolvassa a pályázati anyagot, felépíti a teljes projektstruktúrát, és folyamatosan jelzi, hol van csúszás vagy elakadás — legyen szó LIFE-, Erasmus-, Horizon- vagy Interreg-projektről.
Konzorcium
13 partner
Költségvetés
1 578 988 €
Munkacsomag
8 WP
Deliverable
25 / 16 MS
D3.2 (UAT Report): három hete nincs előrelépés. A feladat határideje M14; az NTUA utolsó bejegyzése óta nem érkezett partneri frissítés.
A megnyerés után
A támogatói döntés után a koordinátorra marad a konzorcium, több tucat határidő és egy összetett elszámolási szabályrendszer, amelyet kevesen ismernek teljes mélységében.
A munkacsomagok az egyik táblában, a költségek a másikban, a határidők az e-mailek között. Minden jelentés előtt napokig tart az adatvadászat.
Egy lemaradó partner hetekig észrevétlen maradhat. Mire kiderül, hogy egy deliverable nem készül el időben, már a mérföldkő is veszélybe kerülhet.
Számlák, munkaidő-kimutatások, beszerzési dokumentumok — partnerenként és költségtípusonként, kézzel besorolva. Az adminisztráció a projekt egyik legidőigényesebb része.
Modulok
Minden támogatási programnak saját elszámolási logikája, jelentési rendje és fogalomrendszere van. A Manager nem általános projektmenedzsment-eszköz: programonként ismeri és követi a vonatkozó szabályokat.
A LIFE-projektek teljes működése egy helyen: munkacsomagok, mérföldkövek, deliverable-ek, partnerenkénti költségvetés, személyhónap-nyilvántartás és vezetői riportok.
A centralizált, EACEA által kezelt Erasmus+ projektek átalányfinanszírozási (lump sum) logikájára épül. Itt nincs időközi kifizetés: a rendszer az előfinanszírozási jelentés és a záró kifizetés ütemét követi.
A határon átnyúló projektek szerkezete egy helyen: munkacsomagok, tevékenységek, deliverable-ek, partnerenkénti költségvetés és kommunikáció. A partneri elszámolás támogatása fejlesztés alatt.
Az átalányfinanszírozású (lump sum) projektek logikájára épül. Itt nem az egyes számlák, hanem a teljesített munkacsomagok számítanak — a rendszer ezt a működést követi.
Interreg · elszámolás
Fejlesztés alattA partneri elszámolás a projekt egyik legmonotonabb feladata: minden időszakban ugyanazok a dokumentumtípusok, ugyanaz a besorolás, ugyanaz a másolgatás. Ezen a modulon most dolgozunk, hogy ezt a terhet levegyük a partnerek válláról.
A partner egyszerűen feltölti a dokumentumokat: számlákat, munkaidő-kimutatásokat, banki kivonatokat és beszerzési iratokat.
A rendszer felismeri a dokumentumtípust, kiolvassa az összeget és a dátumot, valamint azonosítja, melyik partnerhez tartozik. Nem pusztán sablonokból, hanem a dokumentum tartalmából dolgozik.
Minden tétel automatikusan a helyére kerül költségtípus, munkacsomag és elszámolási időszak szerint, egy visszakereshető adatbázisban.
A partneri jelentés összeáll, és feltöltésre kész a Jemsben. Ami korábban napokig tartott, annál már csak az ellenőrzés marad hátra.
A Jems az Interreg-programok hivatalos monitoringrendszere. A cél, hogy a Manager a jelentés tartalmát feltöltésre kész formában állítsa elő; a benyújtás továbbra is a kedvezményezett feladata marad.
Az LLM-réteg
A nyelvi modell ott dolgozik, ahol ma a legtöbb manuális munka történik — és csak akkor jelez, amikor valóban van mondanivalója. Az alábbiakban azt is egyértelműen jelöljük, mely funkciók működnek már élesben, és melyeken dolgozunk még.
Feltölti a pályázati dokumentumokat, a rendszer pedig automatikusan kinyeri belőlük a partnereket, munkacsomagokat, mérföldköveket, deliverable-eket és költségvetési sorokat. A projektindítás napok helyett órák alatt elvégezhető.
Számla, munkaidő-kimutatás vagy szerződés — a rendszer felismeri, milyen dokumentumról van szó, melyik partnerhez tartozik, és melyik költségsorhoz kapcsolódik. Ez az Interreg-modul egyik alapfunkciója.
Ugyanaz a formátum, amelyet a pályázatfigyelésnél már megszokott: heti, közérthető hangos összefoglaló a projekt állásáról — a koordinátor számára, akár partnerekre bontva is.
„Mi a helyzet a WP3 deliverable-jével?" — a projektcsapat természetes nyelven kérdezhet a dokumentumokról és az aktuális projektstátuszról, a válaszokat pedig forráshivatkozások támasztják alá.
Referencia
Három programmodul működik élesben: a LIFE-modul a NERO, az Erasmus-modul az EMPATIA és a STEM Spark, az Interreg-modul a StoreMoreWarm+ projektben. A rendszer funkciói valódi koordinátori igényekből születtek — nem a tervezőasztalon.
NERO 101294414 · EMPATIA 101338483 · STEM Spark 101338479 · StoreMoreWarm+ DRP0501656
NERO
LIFE · tiszta energiára való átállás
13 partner · 1,58 M€ · 36 hónap
EMPATIA
Erasmus+ · szakpolitikai kísérlet
HU · RS · SK · ≈1 M€
STEM Spark
Erasmus+ · szakpolitikai kísérlet
HU · RS · SK · ≈1 M€
StoreMoreWarm+
Interreg Duna Régió
13 partner · 10 ország · ≈2,17 M€
Küldje el projektje alapadatait, és a bemutatón már a saját munkacsomagjait láthatja a rendszerben. A bemutató körülbelül fél óra, kötelezettség nélkül.
A teljes pályázati út · find · win · run
01 · find
Heti pályázatfigyelés hangos összefoglalóval.
02 · win
Pályázatírás AI-támogatással. Fejlesztés alatt.
03 · run
Ez már élesben működik.